Cara-Cara Persidangan HMI

Setiap bentuk persekutuan (perkumpulan) dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dan terikat dalam suatu ikatan hirarki dimana senantiasa terdapat hubungan antara sesama (atasan dan bawahan) disebut organisasi. Karena itu, secara hirarki organisasi merupakan wadah kegiatan administrasi manajemen dan proses antar personil yang ada di dalamnya.

Dalam melaksanakan seluruh aktivitasnya, sebagai upaya untuk mencapai tujuan bersama organisasi itu, senantiasa bertitik tolak pada peraturan-peraturan (hasil keputusan musyawarah) yang telah ditanamkan dalam organisasi dan dijiwai oleh seluruh anggotanya. Keputusan-keputusan yang diambil dalam persidangan tentunya merupakan kebijaksanaan organisasi yang harus ditaati oleh anggotanya.

Penguasaan tata cara persidangan merupakan pengetahuan yang semestinya dimiliki oleh setiap pemimpn maupun anggota organisasi, karena persidangan yang akan melahirkan keputusan-keputusan merupakan faktor dominan dan menentukan laju organisasi, bahkan pemerintahan dan kehidupan masyarakat banyak. Selain itu, persidangan dalam segala aspeknya merupakan hal yang harus senantiasa diperhatikan, mana kala suatu organisasi yang tidak mau terjebak oleh keputusan-keputusan yang kaku atau mungkin merugikan orang banyak.

Pengertian Persidangan

Sidang adalah pertemuan formal suatu organisasi guna mambahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi.

Macam-Macam Sidang

Ditinjau dari segi pesertanya (instansi pengambilan keputusan), sidang dibagi menjadi sebagai berikut : Sidang Pleno, Sidang Komisi dan Sidang Sub Komisi

Sidang ditinjau dari jabatannya menjadi : Kongres/Muktamar/Munas/Mubes, Musyawarah Daerah (Musda), Konferensi, Rapat tahun anggota (Rapat Anggota Komisariat) dan Rapat Kerja.

Syarat-Syarat/Unsur-Unsur Persidangan

Dalam suatu persidangan, harus ada syarat atau unsur-unsur yang harus dipenuhi, yaitu: (a). Tempat/Ruang siding, (b). Waktu  Sidang, (c). Acara Sidang, (d). Peserta siding, (e). Perlengkapan siding, (f). Tata tertib siding, (g). Pimpinan dan sekretaris siding, dan (h). Keputusan/kesimpulan siding

Tempat Sidang

Sebagai pertemuan formal, sidang memerlukan tempat yang memadai, agar sidang berjalan dengan lancar dan tertib, serta tujuan yang dikehendaki dapat tercapai. Karena itu, persyaratan di bawah ini perlu mendapat perhatian, seperti : (a). Tempat cukup luas, (b). Ruangan harus bersih dan sehat, dan (c). Keamanan harus terjamin serta tersedia sarana pengunjung lainnya

Waktu Sidang

Sebelum sidang dilaksanakan, faktor waktu sudah menjadi pertimbangan. Karena itu, disiplin waktu bagi semua pihak (majelis sidang) merupakan salah satu faktor yang turut menentukan kelancaran tercapainya tujuan dalam sidang.

Oleh sebab itu, waktu sidang hendaknya ditentukan sebaik mungkin, sehingga tidak memberatkan dan menjenuhkan para peserta sidang, seperti lamanya sidang, waktu istirahat, waktu shalat, waktu makan, dan lain sebagainya.

Perlengkapan/Peralatan Sidang

Dalam melaksanakan persidangan, maka peralatan yang dibutuhkan hendaknya dipenuhi, misalnya: (a). Palu siding, (b). Kursi dan meja siding, (c). Podium, (d). Pengeras suara dan lainnya (hal-hal yang diperlukan-peny)

Tata Tertib Sidang

Agar acara persidangan berjalan dengan lancar, maka diperlukan tata tertib yang mendukung terciptanya kelancaran sidang. Dengan demikian perlu disusun tata tertib yang menyangkut: (a). Hak dan kewajiban peserta siding, (b). Peraturan mengenai keputusan siding, (c). Peraturan hak suara dalam persidangan, dan (d). Peraturan pemilihan pemimpin sidang dan sebagainya

Pimpinan Sidang

Sukses atau tidaknya sidang, sangat ditentukan pada pimpinan sidang. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan sidang, antara lain : (a). Mengarahkan sidang dalam menyelesaikan masalah, (b). Menjelaskan masalah yang akan dibahas, (c). Memberikan kesempatan kepada para peserta untuk menyampaikan pendapat atau gagasan serta menyalurkan aspirasinya, (d). Peka terhadap masalah yang berkemban, (e). Tidak mudah terpancing (emosional) dan tidak memaksakan kehendaknya, dan (f). Menyimpulkan dan menjelaskan hasil-hasil keputusan yang diambil serta mengusahakan untuk mendapat kesempatan dalam pengambilan keputusan.

Sikap Pimpinan Sidang

Adapun sikap pimpinan sidang haruslah :

1.      Simpatik dan menarik

2.      Disiplin

3.      Sopan dan hormat dalam kata-kata dan perbuatan

4.      Bersikap adil dan bijaksana terhadap peserta

5.      Menghargai pendapat orang lain (peserta)

Sebab-Sebab Menjadi Pimpinan Sidang

1.      Karena jabatan atau kedudukan

2.      Ditinjau oleh atasan

3.      Ditinjau/dipilih oleh peserta sidang

Sekretaris dan Anggota Sidang

Untuk membantu kelancaran jalannya persidangan dan menjaga kemungkinan-kemungkinan yang terjadi dalam sidang, maka diperlukan anggota atau sekretaris sidang untuk mencatan jalannya acara dan masalah-masalah yang berkembang dipersidangan, sehingga memudahkan untuk menganalisa dan kemungkinan peninjauan kembali, baik sebelum maupun sesudah diambil keputusan.

Keputusan Sidang

Keputusan/kesimpulan sidang merupakan hasil dari seluruh proses dan pelaksanaan persidangan setelah diformulasikan dari semua pendapat peserta sidang yang kemudian disepakati bersama. Dan keputusan inilah yang kemudian dijadikan bahan atau landasan bagi anggota organisasi dalam pengembangannya.

Pengambilan Keputusan

Agar keputusan tidak bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, maka keputusan harus diambil dengan jalan musyawarah dan mufakat. Karena itu langkah-langkah untuk mengambil keputusan bisa dilakukan dengan sistem demokrasi (suara terbanyak), prinsip dimana para peserta dan pimpinan sidang terdapat kesepakatan. Untuk megacu kearah prinsip-prinsip itu di atas, dalam sidang dilakukan proses :

1.      Kualifikasi : saling menyatakan pendapat pendapat diantara peserta.

2.      Interpretasi : penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan.

3.      Motivikasi : penggunaan alasan yang logis

4.      Integrasi : pernyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan yang dapat diterima oleh peserta sidang, serta dijadikan sebagai alasan yang logis.

Move-Move Persidangan

Dalam persidangan bisa muncul move-move yang dapat meramaikan persidangan, bahkan digunakan sebagai alat untuk memenangkan sidang, seperti :

1.      Schorsing (penundaan) untuk sementara atau dalam waktu tertentu.

2.      Lobying (obrolan-obrolan) antara peserta dan pimpinan sidang dalam waktu tertentu, untuk mencari kesesuaian faham yang tidak dapat diambil dalam persidangan. Kedua poin ini, juga dilakukan apabila dalam persidangan menglami jalan buntu, atau peserta sidang mengalami kelelahan maka dilakukan schorsing.

3.      Interuption (memotong pembicaraan)

Dalam persidangan, sering terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari seorang peserta terhadap peserta lainnya atau pimpinan sidang sekalipun. Dalam upaya inilah digunakan istilah “intrupsi” yang pada hakekatnya meminta keempat untuk berbicara. Dalam HMI ada 4 (empat) istilah interupsi yang sering berkembang dalam setiap persidangan. Yaitu :

1.      Interruption Point of Order (meminta kesempatan untuk berbicara). Istilah ini digunakan oleh peserta sidang manakala yang diinterupsi, baik itu peserta lain atau pimpinan sidang, dipandang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari masalah yang dibicarakan.

2.      Interruption Point of Information (meminta atau memeberikan penjelasan). Pemotongan seperti ini dapat dilakukan peserta terhadap peserta lain atau pimpinan sidang, untuk diberikan dan atau memberikan informasi sebagai pelengkap dari apa yang telah disampaikan.

3.      Interruption Point of Clarification (meminta diperjelas). Hal ini dilakukan untuk memperjelas masalah, agar tidak terjadi perdebatan pendapat yang menajam dalam persidangan.

4.      Interruption Point of Personal Prevelage (permintaan untuk pembersihan nama).

Dalam persidangan, palu sidang mempunyai peranan penting untuk kelancaran sidang. Mulai dari penempatan, pemegangan sampai pada pengguna/ketukannya pula mempunyai etika sendiri itu salah menggunakan atau mengetukan palu sidang bisa mengakibatkan ketegangan-ketegangan diantara audiens yang ada. Adapun penggunaan atau ketukan-ketukan palu sidang adalah sebagai berikut :

Satu Kali (1X) Ketukan

Satu kali ketukan palu digunakan untuk :

1.      Menerima dan menyerahkan palu sidang kepada pimpinan sidang terpilih.

2.      Mengesahkan keputusan sidang poin demi poin.

3.      Memberikan perhatian ke peserta sidang untuk tidak gaduh.

4.      Men-schorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya satu kali 15 menit.

5.      Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

Dua Kali (2X) Ketukan

Schorsing sidang yang lamanya 2´15 atau 2´30 menit, dan ketukan lebih dari 2 kali (3 kali ketukan) digunakan untuk :

1.      Men-schorsing siding.

2.      Membuka/menutup sidang atau acara siding.

3.      Mengambil keputusan mengesahkan hasil sidang akhir secara keseluruhan

Contoh-contoh dalam menggunakan ketukan palu

1.  Membuka acara sidang

“Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim, sidang/acara.....(apa kegiatannya-peny) secara resmi saya buka/dibuka, tok,..tok,..tok,.. (ketukan palu tiga kali-peny)”.

2.  Menutup sidang acara resmi

“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirrabil ‘alamin, hasil sidang/rapat dinyatakan sah atau sidang/rapat resmi saya tutup/ditutup. Tok,..tok,..tok,..(ketukan palu tiga kali-peny)”.

3.  Pengesahan keputusan

“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirrabbil ‘alamin, hasil sidang/rapat dinyatakan sah. (dengan catatan bahwa hasil keputusan itu dibacakan terdahulu baru di nyatakan sah dan diketuk-peny), tok,..tok,..tok...(ketukan palu tiga kali-peny)”.

4.  Men-schorsing/mencabut waktu schorsing

“Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim...sidang di schors selama 1x15 menit, tok,..(satu kali ketukan palu-peny). 2x15 menit, 2x24 jam, tok,..tok,..(dua kali ketukan palu-peny). Dan sidang cabut/buka kembali, tok...(satu ketukan palu-peny)”.

5.  Menerima dan menyerahkan palu sidang

“Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim...palu sidang/pimpinan sidang saya terima/ambil alih, tok,..(ketuk satu kali) dan langsung mengucapkan salam.”

Dengan mengucapkan Alhamdulillahirrabbil ‘alamin..pimpinan sidang/palu sidang saya serahkan/saya alihkan kesebelah kanan/sebelah kiri, kanan dalam/luar atau kiri dalam/luar. Diserahkan kepada presidium yang lain. Tok,..(diketuk palu satu kali-peny), kemudian mengucapkan salam”. 

6.  Mengesahkan keputusan sidang poin per poin diketuk satu kali, dan lain-lain.

Ket.gbr: Net/Ilustrasi

Sumber gbr: https://news.okezone.com/